L'innovazione tecnologica colpisce anche gli eventi: le novità rispetto al passato

Parliamo di tutti quei settori che chiedevano la presenza fisica dello spettatore, cosa che non avviene più. Infatti nell’era di internet si predilige seguire a distanza qualsiasi cosa, che sia un film o un evento, e proprio quest’ultimi sono al centro del nostro articolo, in quanto ormai ogni agenzia eventi Roma quando decide di voler organizzare un determinato spettacolo deve tener conto non solo del mondo reale, ma anche di quello digitale.

Il digitale ha cambiato anche il mondo degli eventi

Stiamo attraversando una profonda fase di digitalizzazione, iniziata quasi in maniera forzata con la pandemia da Covid-19. Nei due anni in cui la nostra società ha combattuto il temuto virus, sempre più persone si sono trovate costrette a doversi interfacciare con l’online, sia per lavoro, sia per l’istruzione e sia per il proprio intrattenimento. Ciò ha completamente stravolto le abitudini di molti, al punto che adesso nessuno più vuole rinunciare al digitale.

Questo adattamento ha spinto gli organizzatori degli eventi a sfruttare a pieno il mezzo internet per poter portare avanti i propri spettacoli anche in diretta streaming, quindi tramite piattaforme di condivisione video. Si tratta di una soluzione certamente innovativa che sfrutta le ultime tecnologie venute alla luce in questo periodo, il che rendono tutto più facile.

Per chiunque voglia seguire un concerto o un qualsiasi tipo di evento, basta semplicemente accedere alla piattaforma con qualsiasi dispositivo, l’importante è avere una connessione a internet, e il gioco è fatto, non serve spostarsi da una parte all’altra della città o dello Stivale, si può restare comodamente seduti a casa!

Organizzazione degli eventi, cosa c’è dietro?

Chiariamoci, organizzare un evento sia fisico sia online non è per niente semplice. Esistono una serie di valutazioni e scelte da fare che possono impattare sull’intera organizzazione. Per capire al meglio di cosa stiamo parlando, di seguito una serie di punti che spiegano nel dettaglio come si crea un evento tenendo conto dell’online:

- Scelta della piattaforma: Primo passo per digitalizzare l’evento così da renderlo fruibile a tutti è scegliere la giusta piattaforma. Per fortuna al giorno d’oggi ne esistono moltissime e ci si può sbizzarrire come meglio si ritiene, ma in ogni caso le seguenti sono le più famose: Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Eventbrite e molte altre. La scelta dipende dalle esigenze dell'evento, dal numero di partecipanti previsti e dalle funzionalità necessarie;

- Pianificazione: Così come di persona, anche online c’è bisogno di una buona pianificazione e ciò capire quali sono gli obiettivi, la scelta dei relatori, la definizione del programma, la scelta dei contenuti e la preparazione dei materiali di presentazione;

- Promozione: una volta fatto ciò, si passa alla fase di promozione, quindi di presenza dell’evento sul web. Si dovranno attuare strategie di marketing, puntando sui social media, email e pubblicità che aiuterà certamente a spingere l’intero prodotto;

- Registrazione dei partecipanti: chiaramente a seconda dell’evento si può scegliere di attuare o meno la registrazione dei partecipanti e quindi affidarsi a piattaforme che consentano ciò;

- Tecnologia e attrezzature: un evento che si rispetti deve avere, inoltre, telecamere sofisticate, microfoni e luci, software di ultima generazione per far fronte ai tantissimi problemi che si presentano;

- Monitoraggio e analisi dei dati: È importante monitorare e analizzare i dati dell'evento online, come il numero di partecipanti, il tempo trascorso in ciascuna sessione, le domande poste dai partecipanti e i feedback sulle sessioni. Questi dati possono essere utilizzati per valutare l'efficacia dell'evento e per migliorare le sessioni future.