Nuovi strumenti di lavoro: come fare una To do list funzionale

Il lockdown ha catapultato le aziende rimaste in dinamiche preistoriche in quello che era già il presente di molte altre, più innovative, più agili e all’avanguardia, che hanno scelto lo smartworking nell’organizzazione aziendale. Tuttavia, questa serie di miglioramenti repentini, dovrebbe rendere di uso comune anche strumenti di lavoro, come le to do list, di cui si parla da anni ma che effettivamente non sono inserite nel workflow del singolo o dei team. 

Si parla, essenzialmente, di una metodologia volta a rendere il flusso di lavoro più veloce e produttivo, migliorando le tempistiche e la qualità delle azioni da fare sia sul breve che sul lungo termine. Ma nonostante si parli di to do list da prima dei social e siano nate molte applicazioni per fornire questo strumento in versione digitale, ancora ci sono ombre su come realizzarla e come seguirla.

Come mai, nonostante sia un argomento già dibattuto, ci sono ancora dubbi sulla sua reale efficacia? Creare una to do list perfetta per il proprio lavoro richiede pazienza e delle fasi di test da superare. Infatti, non tutte le to do list possono essere utili a tutte le professioni ma sicuramente ci sono degli elementi in comune condivisibili. Per il resto, è tutto un lavoro di test.

Prima della to do list: paper person o digital person

Prima di partire con il costruire una to do list, bisogna capire se si è più inclini al cartaceo o al digitale. Questo elemento è essenziale perché bisogna fare i conti con le attività lavorative quotidiane e con le esigenze di tutti i giorni. Se ad esempio, si esce spesso dall’ufficio per incontrare clienti e fornitori, si potrebbe preferire un approccio più digitale. Se invece la scrivania è il luogo in cui si passa più tempo, la scelta potrebbe ricadere su un’agenda cartacea. 

In questo caso, è necessario trovare il “luogo” della to do list che più si avvicina alla propria modalità lavorativa. Può sembrare banale ma nonostante siamo nell’era del digital, per alcune persone dalle intelligenze più manuali e meno visive, lavorare con carta e penna è l’opzione migliore. 

Fare questa scelta risulta importante perché renderà piacevole la scrittura e la gestione della to do list e limiterà le possibilità di abbandonare questo strumento dopo pochi giorni. Il fine delle to do list è il completamento dei task giornalieri ed è necessario trovare le modalità di gestione migliori per creare la nuova abitudine. 

To do list in progressione: partire dal poco, consolidarlo e poi aumentare le task 

Una volta scelta la piattaforma, si parte in progressione: poche task ma che vengono realmente concluse alla fine della giornata. Alcuni utilizzano la regola 1-3-5 che consiglia di fare 1 solo grande task giornaliero, 3 task di media difficoltà e 5 task molto semplici. Tuttavia, questa regola può essere un buon inizio ma alle volte non ci sono grandissimi task da fare tutti i giorni e la disposizione può essere meno allineata di quella dettata dalla famosa regola 1-3-5.

Ecco perché bisognerebbe lavorare in progressione, consolidando i task dei primi giorni per poi aumentarli nei successivi, in simultanea con il livello di difficoltà, a seconda del lavoro da svolgere. Tutto questo lavoro deve risultare molto realistico: la to do list è uno strumento che deve facilitare il lavoro, non appesantirlo o si rischia il burnout.  

Infatti, proprio per ovviare a questa problematica, si possono creare to do list non solo giornaliere ma settimanali: un vero e proprio planning delle attività da svolgere che danno una visione d’insieme e aiutano ancora di più a compilare lo strumento di lavoro. 

I verbi delle to do list: testare e smarcare

Iniziato ad utilizzare lo strumento, bisogna poi modellarlo a seconda dei propri bisogni e delle proprie preferenze. Ecco perché testare è uno dei due verbi delle to do list: è necessario capire quali sono le modalità in cui diventa semplice scrivere ed eseguire i task giornalieri e settimanali.  

Infatti, le to do list servono per facilitare il lavoro, per renderlo più fluido e avere una visione d’insieme e smarcare le singole attività. Ad ogni task è possibile inserire un orario limite per completarla e, sempre testando, capire come migliorare giorno dopo giorno la lista delle cose da fare. 

Tuttavia, proprio per fare questo passo verso “l’innovazione”, è importante ricordare che la tecnologia può aiutare in questo senso: inserire ad esempio, appuntamenti, riunioni e call su un calendar digitale attivando un promemoria è sicuramente una modalità per rendere più funzionale questo strumento.