Le regole per una fatturazione elettronica perfetta verso una pubblica amministrazione

Quando una impresa fornisce beni e servizi ad una Pubblica Amministrazione, il timore è sempre quello di un allungamento dei tempo di pagamento. Per questo motivo, non deve essere sottovalutata la corretta preparazione della Fattura elettronica.

QUALI SONO I DATI CHE DEVONO ESSERE INDICATI NELLA FATTURA ELETTRONICA?

Vediamo insieme tutti gli elementi che la Fattura elettronica deve contenere.

(1)  Il codice IPA (Indice della Pubblica Amministrazione): è il codice che identifica il ramo della Pubblica Amministrazione al quale deve essere trasmessa la Fattura attraverso lo SDI (Sistema Di Interscambio);

(2)  Il CIG (Codice Identificativo della Gara) e/o il Codice CUP (Codice Unico di Prenotazione)

(3)  La Determinazione (numero e data) con la quale è stato autorizzato l’impegno di spesa e il numero dell’impegno di spesa. Dove la troviamo? La Pubblica Amministrazione è obbligata, ai sensi dell’articolo 56, settimo comma, del D. Lvo 118/2011 a comunicare con una lettera sia la Determinazione dirigenziale (numero e data) con la quale è stato assunto l’impegno di spesa che il numero dell’impegno di spesa;

(4)  Descrizione della prestazione: indicare sempre l’attività che è stata prestata (fornitura di bene o servizio) e il periodo alla quale si riferisce: sarà molto utile alla Pubblica Amministrazione, soprattutto nel caso di prestazioni mensili, sapere a quale periodo si riferisce l’attività fatturata;

(5)  Ritenuta del 0,50% (Art. 11, sesto comma, D. Lvo 36/2023): quando la fornitura di beni e servizi non si esaurisce con una unica Fattura, occorre applicare la ritenuta del 0,50% (Art. 11, sesto comma, D. Lvo 36/2023). Come si applica? Occorre moltiplicare l’imponibile per lo 0,50%, che quindi non verrà pagato, e sulla differenza si applicherà l’IVA;

(6)  L’IBAN sul quale far pagare la Fattura: questo IBAN deve essere lo stesso indicato dall’impresa quando ha trasmesso la Dichiarazione sulla tracciabilità dei flussi finanziari ai sensi dell’articolo 3 della L.136/2010 (Dichiarazione dove viene riportato il conto bancario/postale dedicato al pagamento delle commesse pubbliche relative alla fornitura di beni/servizi e i soggetti delegati ad operare).

DOVE POSSO TROVARE I DATI CHE DEVO INDICARE NELLA FATTURA ELETTRONICA?

I dati sono riportati sia nell’articolo del Contratto che avete stipulato con la Pubblica Amministrazione (generalmente è intitolato ”Modalità di fatturazione”) oppure nella lettera, trasmessa ai sensi dell’art. 56, settimo comma, D. Lvo 118/2011.

COME POSSO EVITARE CHE LA FATTURA ELETTRONICA VENGA RIFIUTATA ?

Per allontanare lo spettro del rifiuto della Fattura elettronica da parte della Pubblica Amministrazione, bisogna leggere con attenzione il Decreto MEF n.132 del 24.08.2020 il quale attesta che le Fatture elettroniche non possono essere accettate quando (trascurando il caso delle imprese farmaceutiche):

- l’oggetto riguarda una fornitura di beni e servizi che non è stata posta in essere in favore della Pubblica amministrazione destinataria della trasmissione del documento: tra i casi figura anche il Codice IPA sbagliato;

- il Codice identificativo di Gara (CIG) o il Codice unico di Progetto (CUP) è omesso o errato;

- il numero e la data della Determinazione Dirigenziale d’impegno di spesa è omessa o errata.

Se dimenticate l’indicazione di uno degli elementi sopra elencati, la Pubblica Amministrazione vi rifiuterà la Fattura e dovrete emettere una Nota di Credito, a storno della Fattura precedentemente emessa, e poi predisporre una Nuova Fattura elettronica.

SUGGERIMENTI OPERATIVI

I suggerimenti sono due: verificate prima di tutto cosa c’è scritto nel contratto o nella lettera (Art. 56 D. Lvo 118/2011) sulle modalità di fatturazione e poi controllate che tutti gli elementi sopra elencati siano presenti nelle Fattura elettronica. Solo in tal modo potrete evitare il rifiuto della Fattura o la richiesta di integrazioni da parte della Pubblica Amministrazione che sortiscono l’effetto non piacevole di ritardare il pagamento.

Prima di trasmettere la Fattura elettronica, verificate sempre se sono presenti gli elementi che abbiamo elencato sopra in modo da evitare che comunque rappresentano una grande perdita di tempo. Ricordiamoci, però, che la Pubblica Amministrazione ha 30 giorni di tempo per pagare le imprese (Art. 4, D. Lvo 231/2002), decorsi i quali scattano automaticamente gli interessi moratori.