Un team in smartworking sparso in tutto il mondo: il caso di FINOM

Ecco la ricetta per coordinare una organizzazione di persone che lavorano su 4 diversi fusi orari ma che riescono a far crescere una startup

Un team in smartworking sparso in tutto il mondo: il caso di FINOM
Foto FINOM

FINOM è una startup nata nel 2019, che eroga servizi finanziari online per imprese e professionisti in Francia, Germania e Italia. Nella sua veloce crescita, tanto da aver raccolto 16,8 milioni di euro di investimenti solo nel 2020, ha visto anche il suo team svilupparsi fino a superare le 100 unità.

Ma come gestire, per una startup, un team tanto grande che lavora totalmente da remoto, su 4 fusi orari diversi? Le difficoltà e le insidie nella gestione del team sono uno dei problemi principali delle startup che non permettono una crescita e una scalabilità costante: anche l’inserimento di nuovo personale diventa complesso se svolto l’intero iter di selezione da remoto.

Tuttavia, la startup che ha creato una piattaforma di servizi finanziari B2B ha sempre gestito la sua crescita da remoto e Tiscali Innovazione ha chiesto a Alena Valovaya, co-founder e CMO di FINOM quali sono gli ingredienti per questa ricetta di successo.

Gestire un team da remoto richiede leadership da un lato e grande senso di responsabilità dall'altro. Come vengono acquisite queste abilità?

Affinché un team  che lavora in remoto funzioni in modo efficace, è importante selezionare manager già pronti per ricoprire posizioni di leadership. Quando si lavora in un ufficio, ci si può permettere un “manager in crescita”, una persona che magari in sei mesi o un anno avrà rafforzato la sua leadership e la sua capacità di gestire un team. Quando lavori da remoto, non te lo puoi permettere, meglio scegliere manager già pronti.

Un altro strumento utile è avere un buon sistema di regole per la gestione del tempo. Il team di FINOM è attualmente composto da persone di 11 nazionalità diverse, che lavorano su 4 diversi fusi orari, tra Europa e Russia. La nostra regola principale è quella di avere una finestra di sei ore ogni giorno, in quella finestra tutti dovrebbero essere disponibili per lavorare con i colleghi.

C'è poi la comunicazione interna, gestita principalmente tramite chat, telefono, videochiamate ed email. Le chat sono il modo più veloce per coordinare un team remoto e scambiare informazioni e aggiornamenti. Usiamo principalmente Slack per questo. Lì abbiamo una serie di chat specifiche per argomenti e reparti aziendali: reclami dei clienti, tendenze del mercato in ogni paese, rilascio di nuove funzionalità, ecc. Utilizziamo anche chat per comunicazioni interfunzionali come "sviluppo marketing-business" o per gruppi specifici come "C-level", "tester" e così via. Coinvolgiamo anche i nostri partner e fornitori di servizi nelle nostre chat. È molto comodo.

Le videochiamate sono un altro strumento chiave per i team che lavorano in remoto e chiediamo sempre ai nostri dipendenti di tenere accese le loro webcam durante una chiamata. Ma allo stesso tempo le videochiamate devono essere gestite con cura, perché richiedono tempo per essere impostate ed eseguite, quindi le usiamo solo quando il valore aggiunto di quel canale è chiaro. In pratica sono come le vecchie riunioni in ufficio, con gli stessi pregi e difetti.

C’è poi il calendario di Google, che teniamo sempre visibile e che consente a qualsiasi persona di creare rapidamente una chiamata, se vede uno spazio libero nell'agenda di un collega. In questo modo non perdiamo tempo a coordinare le riunioni e ognuno è incoraggiato a mantenere il proprio calendario in buon ordine.

Processo di selezione: come si seleziona la persona giusta per entrare a far parte del team da remoto? Quali sono gli elementi chiave da tenere in considerazione?

A causa della pandemia, lavorare da remoto è la nuova normalità per molte persone e il processo di selezione di nuove risorse ha dovuto adattarsi a questo  scenario. Anche i selezionatori hanno dovuto imparare nuove abilità.

Per valutare un candidato per una posizione in un colloquio a distanza, è importante scoprire quanto spesso quella persona utilizzi diversi servizi digitali nella propria vita. Usa le video chat con gli amici? Ha un calendario digitale personale con promemoria? È facile per lui / lei padroneggiare nuove applicazioni? Questi sono tutti indicatori di quanto adeguata quella persona potrebbe essere per il lavoro a distanza.

La mia opinione è che lavorare da remoto sia più semplice per le persone introverse. È più facile per questi professionisti: si sentono meglio e spesso sono più efficienti di quanto lo sarebbero in ufficio.

Durante un colloquio di selezione, la tendenza della persona all'introversione o l'estroversione è solitamente abbastanza visibile. Inoltre, le domande su sulla motivazione lavorativa del candidato forniranno molte informazioni al reclutatore. Se la motivazione principale sta all'esterno (come una squadra allegra e amichevole, la formazione di gruppo, la possibilità di lavorare a stretto contatto con un mentore, ecc.), questi candidati avranno più difficoltà nella nuova realtà del "lavoro da casa", rispetto a coloro che trovano la loro principale motivazione dentro di sé.

Team building: ci sono momenti di aggregazione virtuale in FINOM per rendere il team più compatto?

Qui a FINOM abbiamo riunioni video settimanali per il team executive, dove non solo condividiamo notizie di lavoro, ma ci conosciamo anche meglio, mantenendo costantemente il contatto visivo.

Una volta al mese, prepariamo una chiamata simile per l'intera azienda. Accendiamo tutti le telecamere e ascoltiamo il leader di ogni funzione. Tutti possono fare domande. Questo aiuta a mantenere inclusività e coinvolgimento.

Ci sono anche videochiamate informali regolari per bere un caffè con i fondatori. Un aspetto positivo del lavoro a distanza è che sfuma le distanze tra i dipendenti a diversi livelli. I fondatori sono diventati più accessibili! Durante le nostre chiamate informali sono ammessi tutti i tipi di domande. Alcuni temerari hanno persino chiesto al nostro CEO quanto guadagna al mese! 

Inoltre, organizzare regolarmente giochi virtuali e attività divertenti per il proprio team di lavoro è una responsabilità di ogni manager. Ad esempio, abbiamo organizzato tornei al videogioco Mafia, serate di poker online e gare di corsa virtuale. 

Un'altra chiave di volta per mantenere il nostro team impegnato è una misurazione trimestrale dell’eNPS (employee net promoter score). Di fatto sono sondaggi anonimi in cui cerchiamo di capire il livello di soddisfazione di chi lavora in azienda. Se l'indice eNPS scende in una funzione, si tratta di un campanello d'allarme per il leader. Probabilmente qualcosa deve essere cambiato con urgenza. A volte abbiamo deciso di licenziare alcuni responsabili di funzione, proprio a causa del basso eNPS. Da noi in FINOM non è importante solo quanto ogni singola persona contribuisca a raggiungere gli obiettivi aziendali, ma anche la felicità e la soddisfazione di chi ogni giorno sceglie di lavorare nel nostro team. 

Gestione degli errori: come gestisci un errore e come riesci a mantenere un team che lavora da remoto motivato? 

Penso di aver già dato alcune indicazioni su come manteniamo il nostro team motivato. Quello che posso aggiungere qui è che la presenza di un errore è segno che le persone hanno effettivamente lavorato sull'attività. In FINOM utilizziamo sistemi di tracciamento delle attività, come Jira e Notion, per misurare costantemente gli avanzamenti dei flussi di lavoro e per individuare eventuali errori il prima possibile. Altri buoni metodi per mitigare il rischio di errori sono: 1) organizzare tutti i flussi di lavoro in brevi sprint di 2 settimane, con compiti chiari da svolgere e obiettivi da raggiungere. Al termine dello sprint si verificano i risultati 2) chat di gruppo, dove tutti vedono in tempo reale di cosa parlano i colleghi su un particolare argomento, consentendo al team di identificare eventuali errori in tempo e di risolverli tempestivamente.

Viviamo in una nuova realtà. E tutti dovranno adeguarsi. È importante non dimenticare che piccoli passi portano a grandi risultati. La costante implementazione delle regole, degli strumenti e dei processi che ho descritto finora ha permesso a FINOM di crescere, utilizzando un modello organizzativo totalmente in remoto.   Finora il bilancio è molto positivo, ma sappiamo che c’è sempre  da migliorare!